ক্রয় · 6 মিনিটের পড়া
পারচেজ অর্ডার থেকে পেমেন্ট: বাড়তে থাকা ব্যবসায় টিকে থাকা ক্রয় প্রসেস
বেড়ে ওঠা ব্যবসায় কেনা সবচেয়ে বেশিদিন অনানুষ্ঠানিক থাকে। একজন সাপ্লায়ার জানে, রেট জানে, মাথায় বা ফোনে রাখে। ছুটিতে গেলেই ভাঙে।
নিচের প্রসেস কর্পোরেট আমলাতন্ত্র নয়—একবার পাওয়া জিনিসের জন্য দুবার টাকা না দেওয়ার ন্যূনতম কাঠামো।
সাপ্লায়ার রেট মেমোরিতে নয়—লিখে রাখুন
প্রথমেই লিখুন কোন সাপ্লায়ার কোন পণ্যে কত নেয়। ভেন্ডর প্রাইসলিস্ট থাকলে ক্রেতা পুরনো অর্ডার কপি না করে আলোচিত রেটে অর্ডার করে।
দাম বাড়লেও দেখা যায়। নতুন লিস্ট এলে পুরনো বদলানো ইচ্ছাকৃত কাজ—তিন সপ্তাহ পর বিলে আবিষ্কার নয়।
আসার আগেই বলুন কী অর্ডার করেছেন
পারচেজ অর্ডার মানে কী চেয়েছেন, কত দামে, কার কাছে—লিখিত বক্তব্য। কনফার্ম হলে ওয়্যারহাউস জানে কী আসবে, ক্রেতা জানে কী বাকি, পেয়ার জানে কী আসছে।
এটা ছাড়া ডেলিভারি এলে একমাত্র রেফারেন্স সাপ্লায়ারের কাগজ—যা বোঝা যায়, তাদের দৃষ্টিকোণ থেকে লেখা।
রিসিভিং অর্ডার থেকে আলাদা সত্য
অনানুষ্ঠানিক প্রসেস এখানেই ভাঙে। ১০০ অর্ডার, ৮০ এল। আলাদা না রেকর্ড করলে সিস্টেম ১০০ এসেছে ধরে—স্টক তখনই ভুল।
যা শারীরিকভাবে পড়েছে, যে লোকেশনে পড়েছে—সেখানে গুডস রিসিপ্ট। পার্শিয়াল ডেলিভারি তখন দৃশ্যমানভাবে বাকি থাকে।
- কী অর্ডার হয়েছিল — পারচেজ অর্ডার
- আসলে কী এসেছে — গুডস রিসিপ্ট
- সাপ্লায়ার কী চার্জ করছে — ভেন্ডর বিল
- আপনি আসলে কী দিয়েছেন — পেমেন্ট
বিল ও পেমেন্ট শেষ দুই সত্য
সাপ্লায়ারের বিল অর্ডারের সাথে নয়—যা রিসিভ হয়েছে তার সাথে মিলিয়ে দেখুন। দুটো আলাদা রাখার পুরো কারণ এটাই।
বিলের বিপরীতে পেমেন্ট রেকর্ড করলে মালিক যা চান তা স্ক্রিনে পাওয়া যায়: কাকে কত বাকি—ফোনে সেই একজনকে ডাকা নয়।
ক্রেতা ও পেয়ার আলাদা রাখুন
টিম বড় হলে যিনি অর্ডার করেন ও যিনি টাকা ছাড়েন একই না হওয়াই ভালো, আর দুজনেরই সব দেখার দরকার নেই।
পারমিশন এটাকে রাজনৈতিক না করে ব্যবহারিক করে: শপ ম্যানেজার কস্ট বা ব্যালেন্স না দেখে আসন্ন পণ্য দেখতে পারে; ক্রেতা পেমেন্ট না ছুঁয়ে অর্ডার করতে পারে।