বাংলাদেশে বেড়ে ওঠা রিটেইল ব্যবসায় বেশিরভাগ স্টক সমস্যা চুরি নয়—গণিত। কেউ পুরো কোম্পানির জন্য একটা সংখ্যা রাখে, অথচ আসলে চার জায়গায় চারটা আলাদা স্তূপ পণ্য আছে।
সমাধান সাদামাটা, কিন্তু কাজ করে: কত আছে তা না দেখে—কোথায় কত আছে, সেটা ট্র্যাক করুন।
ফ্যান্টম স্টক আসলে লোকেশনের সমস্যা
সিস্টেম বলে ৬০ পিস, মিরপুরের সেলফে ৪—চুরি নাও হতে পারে। বাকি ৫৬ গুদামে, আর স্ক্রিনের সংখ্যা কখনোই লোকেশন-নির্দিষ্ট ছিল না।
এখানেই অনেকে মডেল ঠিক না করে দ্বিতীয় স্প্রেডশিট কিনে ফেলে। এক সপ্তাহের মধ্যে সেটাও প্রথমটার সাথে মেলে না।
প্রতিটা স্তূপ পণ্যের একটা নাম দিন
সফটওয়্যার সাহায্য করার আগে লিখে ফেলুন স্টক শারীরিকভাবে কোথায় থাকে। সৎ ও নির্দিষ্ট হোন—ব্যাক রুমও গণনায় আসে, ডিসপ্লে ফ্লোরও, দুই গলি দূরের গুদামও।
- ওয়্যারহাউস বা গুদাম যেখানে বাল্ক ডেলিভারি পড়ে
- প্রতিটি রিটেইল আউটলেট, আলাদা লোকেশন হিসেবে
- যে সেলফ বা ব্যাক রুম স্টকটেকের সময় আলাদা গণনা হয়
- উপরের দুইয়ের মধ্যে পথে থাকা পণ্য
প্রতিটা রেজিস্টারকে তার বিক্রির স্টকের সাথে বাঁধুন
অতিরিক্ত বিক্রি বন্ধের সবচেয়ে বড় পরিবর্তন এটাই। কাউন্টার কোম্পানির মোট থেকে নয়—নিজ আউটলেটের পরিমাণ থেকে বিক্রি করবে। Workcel-এ প্রতিটি POS স্টেশন একটা স্টক লোকেশনের সাথে বাঁধা, তাই উত্তরায় বিক্রি উত্তরার স্টক কমায়।
এটা না থাকলে শুক্রবারে বেস্ট-সেলার দুবার বিক্রি হবে—একবার কাউন্টারে, একবার অনলাইনে—কারণ দুজনেই একই আশাবাদী মোট দেখছিল।
স্থানান্তর এডিট নয়—ডকুমেন্ট
পরিমাণের প্রতিটা পরিবর্তনের সাথে একটা কারণ থাকুক। পণ্য এসেছে রিসিপ্টে। বেরিয়েছে সেল বা ডেলিভারিতে। সরানো হয়েছে ট্রান্সফারে। ঠিক হয়েছে কাউন্টে।
তিন মাস পর সংখ্যা ভুল লাগলে আপনি আসলেই ট্রেস করতে পারবেন। সরাসরি টাইপ করে বদলালে সেই ইতিহাস চিরতরে হারায়।
- রিসিপ্ট — সাপ্লায়ার থেকে নির্দিষ্ট লোকেশনে স্টক আসা
- ডেলিভারি বা POS সেল — কাস্টমারের বিপরীতে স্টক বের হওয়া
- ট্রান্সফার — নিজের দুই লোকেশনের মধ্যে স্টক সরানো
- কাউন্ট — ইচ্ছাকৃতভাবে রেকর্ড ঠিক করার ফিজিক্যাল গণনা
বছরে একবার নয়—টুকরো টুকরো গণনা
সবাই রাতভর জেগে থাকা বার্ষিক স্টকটেক এই কাজের সবচেয়ে খারাপ রূপ। ধীর, ক্লান্তিতে ভুল, আর বছরে একদিনই সত্য বলে।
শান্ত সকালে একটা ক্যাটাগরি করে গণনা করুন। কাউন্ট অ্যাপ্লাই করে রেকর্ড ঠিক রাখুন, আর সেই সংশোধন পারমিশনযুক্ত রাখুন যাতে বিশ্বাসযোগ্য লোকের হাতেই থাকে।
সংখ্যা নয়—ফাঁক দেখুন
নিয়মিত কাউন্ট হলে দরকারি মেট্রিক কত স্টক আছে তা নয়। শেষ কাউন্টের পর রেকর্ড বাস্তব থেকে কত দূরে সরেছে, কোন লোকেশনে।
এক আউটলেটে বারবার বড় ফাঁক মানে নির্দিষ্ট কিছু—প্রসেস, ট্রেনিং, বা মাঝে মাঝে মানুষ। এক সেলফ ছাড়া সব ঠিক থাকলে কথোপকথন অনেক সহজ।